บริหารสต๊อกแผงโซลาร์ อินเวอร์เตอร์ แบตเตอรี่ ด้วย Serial และ FIFO

อินเวอร์เตอร์ของลูกค้ารายหนึ่งเสียหลังติดตั้งไปสองปี ลูกค้าโทรมาถามว่าจะได้เครื่องใหม่เมื่อไร คำถามแรกที่ผู้ขายส่งของถามกลับมาคือเลขเครื่องอะไร ซื้อจากใบสั่งซื้อไหน และเริ่มรับประกันวันไหน ถ้าบริษัทตอบไม่ได้ เคลมก็ช้า หรือแย่กว่านั้นคือเคลมไม่ได้และต้องออกเงินเอง

แผงโซลาร์ อินเวอร์เตอร์ และแบตเตอรี่เป็นของราคาสูงที่มีเลขเครื่องกำกับทุกชิ้น การคุมสต๊อกแบบนับจำนวนอย่างเดียวจึงไม่พอ บทความนี้อธิบายการคุมสต๊อกด้วย Serial Number การแยกคลังตามสถานะของ และการคิดต้นทุนแบบ FIFO ตามล็อตที่ซื้อเข้า

สรุปสั้นก่อนอ่าน ✅ อุปกรณ์หลักควรตามได้รายเลขเครื่อง ตั้งแต่รับเข้าจนติดตั้งที่บ้านลูกค้า ✅ แยกคลังเป็นของดี ของรับคืน ของรอเคลม และของเสีย จะได้ไม่เผลอเบิกของที่ใช้ไม่ได้ไปหน้างาน ✅ ต้นทุนของที่เบิกควรมาจากราคาซื้อจริงของล็อต ไม่ใช่ราคาทุนที่จำไว้ ✅ ทุกครั้งที่เบิกของต้องผูกกับงาน ต้นทุนของงานจึงจะครบ ✅ เอกสารที่บันทึกแล้วแก้ด้วยการกลับรายการ ไม่ลบทิ้ง

ทำไมสต๊อกโซลาร์ต้องคุมละเอียดกว่าของทั่วไป

• ของแต่ละชิ้นราคาสูง แบตเตอรี่ลูกเดียวหายไปจากบัญชี ก็เท่ากับกำไรของงานเล็กหนึ่งงาน
• การรับประกันผูกกับเลขเครื่อง ผู้ผลิตต้องการเลขเครื่องและหลักฐานการซื้อเสมอ
• ของเข้าเป็นงวด สั่งครั้งเดียวแต่ของทยอยมาหลายเที่ยว ราคาแต่ละล็อตอาจไม่เท่ากัน
• ของไหลกลับได้ ของเหลือจากหน้างาน ของที่ลูกค้าคืน และของที่ส่งเคลม ต้องรู้ว่าตอนนี้อยู่ตรงไหน

Serial Number ใช้ทำอะไรบ้าง

Serial Number คือเลขประจำตัวของอุปกรณ์แต่ละชิ้น เมื่อบันทึกเลขนี้ตั้งแต่วันรับของ ระบบจะตอบได้ทันทีว่า

• ชิ้นนี้ซื้อจากผู้ขายรายไหน ใบสั่งซื้อไหน ราคาเท่าไร
• ตอนนี้อยู่ในคลัง อยู่ที่บ้านลูกค้ารายไหน หรือกำลังส่งเคลม
• ติดตั้งวันไหน ซึ่งเป็นวันเริ่มนับประกันของลูกค้า (งานดูแลและเคลมหลังส่งมอบอ่านต่อใน เช็กลิสต์ดูแลโซลาร์เซลล์และแบตเตอรี่)

ไม่จำเป็นต้องเก็บเลขเครื่องของทุกอย่าง สายไฟ ขายึด และน็อตนับเป็นจำนวนก็พอ ให้เก็บเฉพาะอุปกรณ์หลัก เช่น แผง อินเวอร์เตอร์ และแบตเตอรี่ แล้วกำหนดในทะเบียนสินค้าว่ารุ่นไหนต้องเก็บ

แยกคลังตามสถานะของ

คลัง	เก็บอะไร	เบิกไปหน้างานได้ไหม
ของดี	ของใหม่ที่พร้อมใช้	ได้
ของรับคืน	ของเหลือหรือของที่ลูกค้าคืน รอตรวจสภาพ	ได้หลังตรวจแล้ว
ของรอเคลม	ของเสียที่จะส่งเคลมผู้ผลิต	ไม่ได้
ของเสีย	ของที่ใช้ไม่ได้และเคลมไม่ได้	ไม่ได้

การแยกแบบนี้กันไม่ให้ช่างเผลอหยิบเครื่องที่รอเคลมไปติดให้ลูกค้าใหม่ และทำให้ยอด "ของดีคงเหลือ" ที่ฝ่ายขายใช้รับงานเป็นตัวเลขที่เชื่อได้

ต้นทุน FIFO ตามล็อต คืออะไร

FIFO ย่อมาจาก First In, First Out คือของที่รับเข้าก่อนถือว่าเบิกออกก่อน ต้นทุนของที่เบิกจึงมาจากราคาซื้อของล็อตเก่าก่อน แล้วค่อยต่อด้วยล็อตถัดไป

ตัวอย่างนี้ใช้ราคาสมมติ ถ้าใช้ราคาซื้อล่าสุดคูณทั้ง 30 แผง ต้นทุนจะกลายเป็น 99,000 บาท สูงเกินจริง 6,000 บาท และมูลค่าสต๊อกคงเหลือในบัญชีจะไม่ตรงกับของจริง

สำหรับอุปกรณ์ที่มีเลขเครื่อง ต้นทุนที่แม่นที่สุดคือราคาของล็อตที่รับเครื่องนั้นเข้ามาจริง เพราะรู้แน่ว่าชิ้นนั้นมาจากใบไหน

ขั้นตอนงานคลังที่ควรเป็น

1. รับของตามใบสั่งซื้อ บันทึกจำนวนจริงที่มาถึงและเลขเครื่องของอุปกรณ์หลัก รับไม่ครบก็รับเป็นงวดได้
2. เบิกเข้างาน ทุกใบเบิกผูกกับงานติดตั้ง และเลือกเลขเครื่องที่ส่งออกไปจริง
3. รับคืนของเหลือ เมื่อจบงาน ของที่ไม่ได้ใช้กลับเข้าคลังพร้อมสภาพของ
4. แยกของเสียไปคลังรอเคลม แล้วตามสถานะการเคลมจนได้ของคืน
5. นับสต๊อกตามรอบ ถ้านับจริงไม่ตรงกับระบบ ปรับยอดพร้อมเหตุผล และลงบัญชีส่วนต่าง
6. แก้เอกสารผิดด้วยการกลับรายการ ไม่ลบใบเดิม ประวัติจะได้ตรวจสอบย้อนหลังได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• เบิกของโดยไม่ผูกงาน ต้นทุนไปกองที่ค่าใช้จ่ายรวม แต่ละงานดูกำไรดีเกินจริง
• ไม่จดเลขเครื่องตอนรับ แล้วมาตามจดตอนติดตั้ง ซึ่งมักตกหล่น
• คิดต้นทุนจากราคาทุนในทะเบียนที่ไม่เคยอัปเดต
• ส่งมอบงานทั้งที่ยังไม่ได้เบิกของ ต้นทุนของงานนั้นจึงเป็นศูนย์
• ลบใบรับของที่บันทึกผิด ทำให้บัญชีกับสต๊อกไม่ตรงกันอีกต่อไป

คุมสต๊อกโซลาร์ใน RayFlowOS

RayFlowOS มีเมนูคลังสินค้าครบตามขั้นตอนด้านบน ได้แก่ งานรับของเข้าคลัง งานเบิกของ งานรับของคืน จัดการสต๊อก และ งานเคลมสินค้า

• กำหนดที่ สินค้า / วัสดุ ว่ารุ่นไหนเป็นสินค้ามี Serial ระบบจะบังคับให้บันทึกเลขเครื่องตอนรับและตอนเบิก
• คลังแยก 4 สถานะ ของดี ของรับคืน ของเคลม และของเสีย
• ต้นทุนของที่เบิกคิดแบบ FIFO ตามล็อตของใบรับของ อุปกรณ์ที่มีเลขเครื่องใช้ราคาของล็อตที่รับชิ้นนั้นเข้ามา และใบเบิกฉบับร่างแสดงต้นทุนโดยประมาณให้ดูก่อนจ่ายของ
• มูลค่าสต๊อกคงเหลือคำนวณจากล็อตที่เหลือจริง จึงตรงกับยอดสินค้าคงเหลือในบัญชี
• ส่งมอบงานต้องมีใบเบิกของที่จ่ายแล้วเสมอ ต้นทุนของงานจึงไม่หาย
• ยกเลิกใบสั่งซื้อที่รับของแล้วด้วยการกลับรายการ ไม่ลบเอกสารเดิม

คำถามที่พบบ่อย

ต้องเก็บ Serial ของทุกสินค้าไหม

ไม่ต้อง เก็บเฉพาะอุปกรณ์หลักที่มีการรับประกันรายเครื่อง เช่น แผง อินเวอร์เตอร์ และแบตเตอรี่ วัสดุสิ้นเปลืองนับเป็นจำนวนพอ

FIFO กับต้นทุนเฉลี่ย ต่างกันอย่างไร

FIFO คิดต้นทุนจากล็อตเก่าก่อนตามลำดับที่รับเข้า ส่วนต้นทุนเฉลี่ยเอาทุกล็อตมาเฉลี่ยรวมกัน ทั้งสองวิธีใช้ได้ แต่ต้องใช้วิธีเดียวสม่ำเสมอ FIFO เหมาะกับธุรกิจที่อยากเห็นต้นทุนตามใบสั่งซื้อจริงของแต่ละล็อต

ควรนับสต๊อกบ่อยแค่ไหน

อุปกรณ์หลักราคาสูงควรนับทุกเดือน วัสดุสิ้นเปลืองนับเป็นไตรมาสก็ได้ ยิ่งนับบ่อย ยิ่งเจอความผิดพลาดเร็ว

ของเหลือจากหน้างานควรทำอย่างไร

รับคืนเข้าคลังพร้อมระบุสภาพ ของสภาพดีกลับไปคลังของดี ของที่ต้องตรวจก่อนไปคลังรับคืน ต้นทุนของงานจะลดลงตามของที่คืนจริง

บันทึกใบรับของผิด แก้อย่างไร

ยกเลิกด้วยการกลับรายการแล้วบันทึกใหม่ให้ถูก เอกสารเดิมยังอยู่เป็นหลักฐาน ไม่ควรลบทิ้ง

สรุป

สต๊อกโซลาร์ที่ดีตอบได้เสมอว่าอุปกรณ์แต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน มาจากใบสั่งซื้อไหน และมีต้นทุนเท่าไร การเก็บเลขเครื่องตั้งแต่วันรับของ การแยกคลังตามสถานะ และการคิดต้นทุนตามล็อตจริง ทำให้ทั้งการเคลมประกันและการดูกำไรรายงานตรงกับความจริง และเมื่อคลังสินค้าอยู่ในระบบเดียวกับงานขายและบัญชี ข้อมูลทั้งหมดก็ต่อกันเป็นเส้นเดียว (ดูว่าโปรแกรมบริหารธุรกิจโซลาร์ควรมีอะไรบ้าง)

สมัครใช้งาน RayFlowOS ฟรี แล้วลองรับของพร้อม Serial ล็อตแรก →